Reclame

Wilt u persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor direct marketing, zoals een nieuwsbrief? Daarvoor is in veel gevallen toestemming nodig. Om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) strenge eisen aan deze toestemming. En ook aan de kwaliteit en begrijpelijkheid van de informatie die organisaties geven over hun direct marketing.

Op deze pagina

  1. Algemene informatie

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

Voor het verzamelen van persoonsgegevens die een organisatie later gebruikt voor direct marketing, heeft deze organisatie altijd een wettelijke grondslag nodig.

Zo kan het voor een (web)winkel bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van klanten te verzamelen om de aankopen te kunnen afronden. Maar wil deze (web)winkel de verzamelde persoonsgegevens vervolgens gebruiken voor direct marketing? Dan gelden daar strikte regels voor.

Welke regels dat zijn, hangt af van het soort direct marketing en of deze is gericht aan bestaande klanten. Er zijn namelijk 3 soorten direct marketing, met elk eigen regels:

  • digitale direct marketing;
  • telemarketing;
  • reclamepost.

Toestemming

Vindt direct marketing plaats op basis van de grondslag toestemming? Dan moet u als organisatie kunnen aantonen dat u daadwerkelijk toestemming heeft gekregen. In de AVG heet dit de verantwoordingsplicht.

Informeren

Wilt u persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor direct marketing? Dan moeten de mensen om wie het gaat duidelijke en overzichtelijke informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens krijgen.

U moet hen in begrijpelijke taal informeren, zodat zij ook echt weten wat er met hun gegevens gebeurt. En zodat zij kunnen kiezen of zij wel of geen direct marketing van u willen ontvangen.

Snelle antwoorden

Wanneer is iemand een bestaande klant?

Iemand is een bestaande klant als deze persoon een product of dienst van u heeft gekocht. Er moet sprake zijn van een koopovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst waarin u verplicht bent of was om iets te leveren en de klant om daarvoor te betalen.

Iemand is geen klant als diegene (nog) niets heeft gekocht of (nog) geen dienst heeft afgenomen, maar zich alleen maar heeft aangemeld voor uw nieuwsbrief, een enquête heeft ingevuld, meegedaan heeft aan een prijsvraag of spel of een gebruikersaccount heeft aangemaakt.

Hoe lang mag ik klantgegevens bewaren onder de AVG?

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staan geen concrete bewaartermijnen genoemd. Het uitgangspunt is dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking. Hoe lang u gegevens mag bewaren, verschilt dus per geval.

Bewaartermijnen in andere wetten

Is er wetgeving van toepassing die bepaalde bewaartermijnen voorschrijft? Dan moet u deze termijnen hanteren. Bijvoorbeeld: de belastingwetgeving zegt dat u bepaalde gegevens 7 jaar moet bewaren.

Doel klantgegevens

Denk na over waar u de gegevens van uw klanten precies voor nodig heeft. Ten eerste natuurlijk om aankopen van uw klanten te kunnen afronden. Maar misschien wilt u ook wel contactgegevens van uw klanten gebruiken voor direct marketing.

Ga vervolgens bij elk van deze doelen na wanneer u uw doel heeft bereikt. Op het moment dat dit het geval is, heeft u de persoonsgegevens waarschijnlijk niet langer nodig.

Zo kunt u voor elk doel waarvoor u klantgegevens bewaart, een bewaartermijn bepalen. U mag de termijnen dus zelf vaststellen. Maar u moet wel kunnen beargumenteren hoe lang u uw klantgegevens bewaart.

Informeren

U moet de bewaartermijnen opnemen in uw privacyverklaring. Zodat uw klanten weten hoe lang u hun gegevens bewaart.

Na afloop bewaartermijn

Is de bewaartermijn verlopen? Dan moet u de klantgegevens vernietigen of anonimiseren. Of eerder, als een klant bezwaar maakt tegen direct marketing of eerder gegeven toestemming hiervoor intrekt.

Mag een organisatie een telefoongesprek met mij opnemen?

Belt u een organisatie op? Of belt een organisatie u? Dan kan het zijn dat het telefoongesprek wordt opgenomen. Dit wordt ook wel voicelogging genoemd. De organisatie hoeft u hiervoor geen toestemming te vragen als de opname bijvoorbeeld is om een overeenkomst met u uit te voeren.

Voorbeelden telefoongesprekken opnemen

Organisaties kunnen telefoongesprekken bijvoorbeeld opnemen:

  • als u telefonisch iets koopt of een contract afsluit;
  • als u een klacht heeft, om te controleren of die terecht is;
  • om de telefonische dienstverlening door de werknemers van de organisatie (bijvoorbeeld van een callcenter) te verbeteren.

Informeren over opnemen telefoongesprek

De organisatie moet u als het gesprek begint informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En u laten weten waarvoor de organisatie de opnamen van het gesprek gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

Opname opvragen

U heeft het recht om de opname op te vragen, als u dat wilt. Dit doet u door schriftelijk om inzage in uw persoonsgegevens te vragen bij de organisatie.

Klopt er volgens u iets niet of doen bepaalde gegevens niet ter zake? Dan kunt u de organisatie vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen. Bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet kloppen of bepaalde gegevens niet ter zake doen.

Bij een opname van een telefoongesprek is het technisch gezien niet mogelijk om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen. Maar de organisatie kan wel een bestand maken met verbeteringen en aanvullingen.

U kunt de organisatie ook vragen om de opname te verwijderen. Bijvoorbeeld als uw gegevens niet meer nodig zijn, als de organisatie uw gegevens niet mag verwerken of als de organisatie uw gegevens te lang bewaart.